Digitalisierung einführen mit gutem Change Management
Wenn Sie als Handwerksunternehmer sich entschlossen haben, Digitalisierung einzuführen, ist schon ein wichtiger Schritt getan. Doch bei der Frage, WIE man Digitalisierung einführt, wird der Sachverhalt komplex. Mit einem erfolgreichen Veränderungsmanagement (Neudeutsch Change Management) lässt sich dieser Prozess ganz einfach erfolgreich gestalten.
Zuerst muss klar sein, dass die Entscheidung selbst vom Chef des Betriebs kommen muss, aber durch die Mitarbeiter hauptsächlich umgesetzt wird. Daher ist es wichtig, diese für Digitalisierung zu begeistern, sich auszutauschen und sie an den Entscheidungen teilhaben zu lassen. Die Einführung von Digitalisierung ist ein Prozess und eine große, bedeutende Veränderung. Zu solchen Zwecken gibt es das Change Management, das hilft, diese Prozesse zu gestalten. Das bedeutet, dass prinzipiell sowohl schnelle und radikale Veränderungen, als auch langsame, schrittweise Veränderungen umgesetzt werden können. Dazu gibt es eine Reihe an unterschiedlichen Modellen, die jeweils mehrere Phasen enthalten. Im folgenden Beispiel gehen wir von fünf Phasen aus (z. B. Modell nach Krüger), die einen Wandlungsprozess im Betrieb hin zur Digitalisierung exemplarisch beschreiben.
Die fünf Phasen des digitalen Wandels
Diese Stufen gelten für alle Veränderungsprozesse, müssen aber in der Regel an das konkrete Szenario angepasst werden.
Phase 1: Initialisierung
Sie bemerken, dass das Unternehmen von der Digitalisierung profitieren würde oder sie sogar notwendig ist, um mit den Marktanforderungen oder der Konkurrenz mitzuhalten. Sie lassen sich beraten oder führen selbst eine System- und Situationsanalyse durch, sodass die Ausgangssituation klar ist. Dabei wird auch festgelegt, wer die entsprechenden Veränderungen umsetzen soll.
Phase 2: Konzeption
In dieser Phase des Wandlungsvorgangs werden die angestrebten Ziele definiert, ein Zeitplan aufgestellt und die dafür notwendigen Maßnahmen festgelegt. Zum Beispiel möchten Sie elektronische Geschäftsprozesse für die EDV und ein CRM-System zum Kundenmanagement einrichten. Dazu werden Daten digitalisiert, Software ausgewählt, gekauft und installiert sowie die Systeme verknüpft. Eine realistische Schätzung ist je nach Grad der geplanten Digitalisierung schwierig, aber in dieser Phase sollte man nichts überstürzen.
Phase 3: Mobilisierung
Zusammen mit den Mitarbeitern werden die geplanten Änderungen und deren Umsetzung diskutiert und angepasst. Kommunikation und Akzeptanz sind wichtige Bausteine zur erfolgreichen Umsetzung der Digitalisierungsmaßnahmen im Unternehmen. Darum muss man die Mitarbeiter für die Digitalisierung gewinnen und sie auch ggf. mit Workshops und Schulungen darauf einstellen. Die Mitarbeiter lernen, wieso diese Systeme eingerichtet werden sollen, was ihre Funktionen sind und wie sie sie optimal nutzen können. Dadurch wird auch die Umsetzung vorbereitet.
Phase 4: Umsetzung
Die zuvor geplanten und abgestimmten Digitalisierungsmaßnahmen werden realisiert und darauffolgende Projekte vorbereitet. Beispielsweise kann bei einer schon digitalen EDV relativ einfach ein System zur digitalen Zeiterfassung angeschlossen werden. Alle abgeschlossenen Umsetzungen werden (soweit möglich) überprüft, ausgewertet und bei Bedarf korrigiert.
Wichtig: Change Management ist nichts, was man einmal tut und dann wieder zur Seite legt. Es sollte konsequent angewendet werden, damit der Betrieb auch schnell auf einen sich verändernden Markt reagieren kann. Das ist nicht nur eine Überlegung zur eigenen Sicherheit, sondern Change Management ist auch eine Möglichkeit, schnell Dein Unternehmen vor anderen in der gleichen Sparte zu positionieren!
Phase 5: Die Digitalisierung bestätigen
In dieser Stufe wird die Digitalisierung stärker im Unternehmen verankert. Die Umsetzung muss in allen Bereichen erfolgt sein, und wird nun ausgebaut und punktuell verbessert. Dabei wird sichergestellt, dass das Handwerksunternehmen nicht in alte, bekannte Handlungsmuster zurückfällt, die besonders in der neuen Umgebung keine Vorteile mehr bringen. Durch den Erfolg bei der Umsetzung ist es nun auch einfacher möglich, neue Aspekte der Digitalisierung in der Zukunft umzusetzen.
Bedeutung der Phasen
Dieses Modell berücksichtigt Umgestaltungsmaßnahmen und Anpassungen für jede der fünf Phasen, sodass Rückschritte zugelassen, aber keine effektiven Wege zum nachhaltigen Erfolg übersehen werden. Die jeweiligen Stufen und darin behandelten Prozesse zur Digitalisierung des Unternehmens können individuell an das Handwerksunternehmen angepasst werden.
Nutzen von Change Management
Dadurch, dass man vorab die wichtigsten Phasen und Punkte formuliert, wird der Prozess klarer und besser steuerbar. Wenn der Chef des Handwerksbetriebs einen genauen Plan hat, kann er seine Mitarbeiter besser überzeugen und auch den Nutzen von Digitalisierung besser vermitteln. Auch das Verständnis für eventuell auftretende Probleme wird dadurch verbessert. Durch die genaue Planung ist es einfacher, einem Zeitplan zu folgen und gegebenenfalls rechtzeitig z. B. Auftragsdetails anzupassen.
Was Sie für eine erfolgreiche Digitalisierung brauchen
Der „Flaschenhals“ zur Einführung von Neuerungen ist oft die mittlere Führungsebene, da dort sehr fähige Mitarbeiter als Meinungsführer andere Mitarbeiter beeinflussen. Durch größere Veränderungen im Betrieb kann z. B. eine Angst vor Autoritätsverlust entstehen, auch weil diese Meinungsführer häufig nicht mit Digitalisierung vertraut sind. „Das haben wir noch nie so gemacht, Chef!“ ist einer der typischen, bekannten Sätze, die man dann hört. Daher ist es wichtig, Mitarbeiter früh in den Prozess einzubinden und zu informieren. So können Sie als Handwerksunternehmer Widerstände abbauen und eine größere Akzeptanz und Zuversicht bewirken. Dies ist gleichzeitig ein Härtetest, dann gegen den Willen ihrer Mitarbeiter wird die Digitalisierung nur schwer umzusetzen sein. Daher gilt: Mitarbeiter begeistern, schulen und auf dem Weg in die Digitalisierung mitnehmen!
Erste Schritte
Einen guten ersten Schritt stellen kostenlose Informations- und Beratungsangebote dar. So können Sie den konkreten Nutzen und das Potenzial für ihr Unternehmen besser abschätzen und eventuell auch entsprechende Technologien im Einsatz bei anderen Unternehmen beobachten. Zusätzlich gibt es verschiedene Förderangebote für Digitalisierung im mittelständischen Handwerk. So ist beispielsweise das Programm unternehmensWert:Mensch plus darauf ausgelegt, KMUs bei ihrem Weg in die Digitalisierung zu unterstützen und zu begleiten. Die genauen Förderbedingungen können Sie auf der Homepage nachlesen, auch ein Blick in die häufig gestellten Fragen ist sinnvoll. Je nach Programm können Sie Beratung durch spezialisierte Experten und sogar Investitionskosten fördern lassen, um ihren Nutzen bei der Investition in Digitalisierung noch deutlich zu erhöhen. Kostenlose Informationen und Empfehlungen können Sie außerdem auch durch unsere Digitalisierungsexperten erhalten! Das Mittelstand 4.0 Kompetenzzentrum Planen und Bauen bietet Ihnen im Rahmen seiner kostenlosen Checks die Möglichkeit, ihr Unternehmen auf seine Möglichkeiten zur Digitalisierung hin prüfen zu lassen. Egal ob elektronische Geschäftsprozesse, Online-Marketing, IT-Compliance oder intelligente Assistenzsysteme: Wie bieten Ihnen Lösung aus einer Hand, von unseren praxiserfahrenen Experten für den Praktiker!
