So führen Sie erfolgreich eine digitale Zeiterfassung ein!

Systeme für die digitale Zeiterfassung werden immer einfacher und bedienerfreundlicher. Sie haben inzwischen die Wahl zwischen einer eigenen Software, einer Browserlösung, einer App oder auch NFC-Tags, die eine Zeiterfassung starten. Auch Systeme, die nicht auf Zeiterfassung spezialisiert sind, bieten diese inzwischen häufig als Möglichkeit. So ist es z. B. bei MeisterTask, das eine Option zur Zeiterfassung hat, die man abhängig von Aufgaben einstellen kann.

Verbreitung von Software zur digitalen Zeiterfassung

Die digitale oder auch mobile Zeiterfassung ist ein Begriff, der im Handwerk schon an Bekanntheit gewonnen hat und weiter zulegt. Doch für viele ist er noch nicht ganz greifbar – wer nutzt die Zeiterfassung, was ist der Vorteil davon und wo liegen Risiken?

In diesem Artikel beantworten wir die wichtigsten Fragen für Handwerksbetriebe zur digitalen Zeiterfassung. Immer häufiger berichten Betriebe von den unterschiedlichen positiven Anwendungen der digitalen Zeiterfassung. Wie man welche Vorteile nutzt, bleibt dabei völlig dem Unternehmen und seinen Mitarbeitern überlassen. Die zunehmende Verbreitung und Nachfrage lässt sich auch aus der Vielzahl an Softwareangeboten erkennen.

Immer wieder werden neue Apps mit neuen Funktionen vorgestellt, sodass eine Übersicht und Abstimmung auf eigene Bedürfnisse immer schwieriger werden. Das zwingt aber auch die Handwerksunternehmen, sich ernsthaft mit den Möglichkeiten auseinanderzusetzen.

Fragen wie z. B. „Brauche und will ich eine Fahrtenbuchfunktion?“ sollten im Vorfeld beantwortet werden. So liegt der Fokus bei der Einführung auf den wichtigen Dingen, die dann auch effektiv angewendet werden. Darüber hinaus gibt es häufig für bestimmte Handwerke auch bestimmte Angebote wie z. B. für Maler.

 

Chancen der digitalen Zeiterfassung

Die digitale Zeiterfassung bietet für Handwerksbetriebe mehrere Vorteile:

• Sie sparen Zeit bei der Erfassung der Stunden und dadurch, dass Eingaben reibungslos in Echtzeit auch im Büro zur Lohnabrechnung verarbeitet und eingesehen werden können.
• Die Abläufe werden transparenter dargestellt – das ist auch für Ihre Kunden ein Vorteil!
• Es ergeben sich Chancen, Prozesse umzugestalten und zu verbessern. Das kann bedeuten, Abläufe schlanker und schneller, aber auch langsamer und effektiver und nachhaltiger zu machen.
• Sie können die reale benötigte Zeit mit Ihrer Zeitkalkulation abgleichen und haben damit eine Basis für bessere und genauere Planung.
• die erfassten Zeiten werden automatisch ordnungsgerecht dokumentiert und gespeichert, die Fehlerquote dabei wird minimiert.
• einfacheres Controlling: Sie können Arbeitszeiten/-schritte nun deutlich einfacher einem bestimmten Projekt oder auch Projektschritten
• Viele Zeiterfassungssysteme bieten zusätzlich die Möglichkeit, weitere Daten, wie z. B. Materialverbräuche, Bilder oder Text- und Sprachnotizen zu erfassen
• Die Anschaffung ist meist günstig und die Einsparpotenziale bei sinnvoller Nutzung hoch. Oder kurz: Es lohnt sich!

Bei der Umsetzung haben die Unternehmen freie Hand: Sie können Zeiterfassung beispielsweise auch nur für Mitarbeiter auf der Baustelle einführen, wenn sie für Bürokräfte nicht benötigt wird. Die Erfassung der Zeiten kann schnell und mobil über ein Smartphone mit der entsprechenden App oder auch ein Handerfassungsgerät erfolgen.

Risiken der digitalen Zeiterfassung

Mit der Einführung von Zeiterfassungssoftware kommen auch gewisse Risiken. Die meisten davon haben mit der Akzeptanz der Mitarbeiter zu tun, die eine minutengenaue Kontrolle fürchten. Dies ist jedoch gar nicht der Zweck der Software. Selbst wenn eine detaillierte Baustellendokumentation mit Zeiten, Arbeitsschritten, Projektabschnitten, Geräteeinsatz und Materialverbrauch durchgeführt wird, liegt der Fokus nicht auf dem Arbeiter, sondern der Arbeit. Denn es ist ein grundlegendes Ziel der digitalen Zeiterfassung, den Mitarbeitern die Arbeit zu erleichtern.

Das wird durch die unterschiedlichen Funktionen erreicht, ohne Mitarbeiter weiter zu belasten. Es ist auch möglich, die jeweiligen Zeiten von dem zuständigen Projektleiter vor Ort eintragen zu lassen, sodass die Handwerker am Bau sich weiter vollständig auf die Arbeit konzentrieren können.
Wichtig ist, dass die Mitarbeiter spätestens nach der Eingewöhnungszeit von zwei bis drei Monaten hinter dem neuen System stehen. Denn eine digitale Zeiterfassung macht nur Sinn, wenn jeder mitzieht für den sie gedacht ist.

Wenn es passiert, dass von fünf Handwerkern an der Baustelle nur drei ihre Stunden korrekt auf die Arbeiten und das Projekt buchen, ist das nutzlos und verursacht am Ende zusätzlich Arbeit. Um auszuschließen, dass aus Versehen regelmäßig auf diese Weise Probleme entstehen, sollten Mitarbeiter noch vor Einführung der Software nach ihrer Einstellung und Meinung gefragt werden. Zusätzliche Informationen und Schulungen können die Widerstände bei den Mitarbeitern weiter abbauen.

• Die Einführung einer Software-Lösung für die Zeiterfassung kostet natürlich Geld
• Ihre Mitarbeiter, sowohl im Büro als auch auf der Baustelle, müssen in der Bedienung geschult werden
• Manche Mitarbeiter fühlen sich durch die Software überwacht

Außerdem gibt es ganz simple Risiken oder auch Voraussetzungen für den täglichen Einsatz. Das Gerät zur Zeiterfassung muss funktionieren und von den Mitarbeitern korrekt benutzt werden (auch im Sinne von IT-Compliance). Es muss aufgeladen sein, damit Zeit korrekt erfasst werden können. Die meisten Systeme bieten die Möglichkeit, Änderungen nachträglich durchzuführen, aber das sollte nicht zur Regel werden. Insgesamt gibt es also je nach Ausmaß der Nutzung auch eine gewisse Abhängigkeit von der Technik, damit diese wie gewollt funktioniert.

Schritte zur Einführung der digitalen Zeiterfassung

Die folgenden fünf Schritte sollten Sie einhalten, um eine digitale Zeiterfassung möglichst erfolgreich und dauerhaft in Ihr Unternehmen einzuführen:

1. Mitarbeiter mit einbeziehen: Sie treffen als Chef die Entscheidung, aber es ist auch Ihre Aufgabe, sie den Mitarbeitern zu vermitteln
2. Nutzungsregeln vorab klar bestimmen und kommunizieren: Jeder Mitarbeiter muss wissen, was von ihm erwartet wird
3. Funktionen und Nutzung des Systems: Bei komplexeren Systemen kann es notwendig sein, die Mitarbeiter zu schulen, um eine reibungslose Nutzung sicherzustellen.
4. Einbindung in Prozesse: Die Zeiterfassung soll teil des Unternehmens und damit auch Teil der Prozesse werden. Eine nahtlose und unkomplizierte Integration ist hier wichtig – sowohl für die Akzeptanz der Mitarbeiter als auch für die Effektivität in der Anwendung.
5. Gesamtbild: Verlieren Sie nicht das Gesamtbild aus den Augen! Eine Messung der Zeit ist keine finale Aussage über die Güte oder Effizienz der Arbeit, die geleistet wird. Sie ist vielmehr ein Indiz, das Hinweise auf Verbesserungsmöglichkeiten gibt.

Fazit

Nutzen Sie diese Möglichkeiten weise und wirkungsvoll, kann die Zeiterfassung mit sehr wenig Aufwand eine dauerhafte Verbesserung für Ihren Handwerksbetrieb darstellen. Wird sie allerdings falsch oder überhastet eingeführt, besteht ein großes Risiko, dass die Akzeptanz der Mitarbeiter gering sein wird – und die Maßnahme als solches auch. Aus diesem Grund ist es wichtig, die Einführung des Systems möglichst genau zu planen und sich ggf. auch dazu beraten zu lassen. Wenn Sie Fragen dazu haben, kontaktieren Sie uns gerne!