Smartphone, Tablet & Co. im Betrieb einsetzen – aber sicher!

Mobile Endgeräte wie Smartphones, Tablet-PC, aber auch Wearables wie Smartwatches haben längst Einzug gehalten in die alltägliche Arbeit im Handwerk. Vielfach setzen die Mitarbeiter ihre eigenen, privat angeschafften und unterhaltenen Smartphones auch für betriebliche Zwecke ein. Das ist mit Vorteilen, aber auch ganz praktischen sowie rechtlichen Problemen behaftet. Nachfolgend zeigen wir Ihnen einige grundlegende Aspekte des Smartphone- und Tablet-Einsatzes im Handwerksbetrieb auf, damit Ihre Kommunikation praktisch und rechtlich einwandfrei läuft.

Mobile Endgeräte sind immer dabei – aber mit Sicherheit!

Der Vorteil mobiler Endgeräte wie Smartphone und Tablet-PC liegt darin, dass man sie überall hin mitnehmen kann. Dadurch sind ihre Funktionen immer verfügbar. Der Informationsfluss gerät so nie ins
Stocken und vorbei sind die Zeiten, in denen eine Nachricht an den Chef auf dem Weg von der Baustellein die Firma verloren ging. Mit diesen Vorteilen gehen andererseits besondere Risiken einher, die vor dem Einsatz mobiler Endgeräte nahezu oder völlig unbekannt waren. So kann ein Moment der Unaufmerksamkeit genügen und das Gerät wird von einem Nichtberechtigten benutzt oder sogar gestohlen. Als Diebesgut sind die in der Anschaffung recht hochpreisigen Geräte sehr beliebt. So berichtete das Presseportal bereits 2016, dass allein in Deutschland jeden Tag fast 600 Handys gestohlen werden.

Ist das Gerät erstmal weg, kann derjenige, der es dann in Händen hält, unter anderem:

  • Einblick in Daten wie dem Adressbuch, in SMS sowie ggf. auch E-Mails oder einem via App erreichbaren elektronischem Ressourcen-Management (ERM-System) erhalten
  • Spionage-Apps installieren und das Gerät und seine Nutzung ausspähen und überwachen;
  • kostenpflichtige Dienste zu Lasten des Anschlussinhabers nutzen;
  • auf dem Gerät gespeicherte Zugangsdaten zum eigenen Vorteil nutzen, um z.B. Waren auf Kosten des Account-Inhabers zu ordern;
  • gefälschte Nachrichten an Kunden und Kollegen versenden.

Die hier aufgeführten Risiken sind nicht lediglich theoretischer Natur, auch wenn in einer hohen Zahl der Fälle sicherlich der Dieb einen Gewinn durch den Weiterverkauf des Geräts oder einzelner Komponenten erzielen möchte.

Die 10 Gebote der Smartphone-Sicherheit

Um diesen Risiken zu begegnen raten unter anderem Datenschutzaufsichtsbehörden dazu,

  • PIN und Passwort zu verwenden, um mittels PIN einerseits die SIM-Karte im Smartphone oder Tablet gegen unbefugte Nutzung des Telekommunikationsnetzes
    abzusichern und andererseits nur mittels eines sicheren Passworts die Displaysperre aufzuheben;
  • die Funktion der automatischen Zugriffssperre zu nutzen und in den Geräteeinstellungen die Zeit bis zu deren Aktivierung nicht über das erforderliche Maß hinaus auszudehnen;
  • Standortdienste, die Informationen über den Ort erhalten, an dem sich das Smartphone befindet, manuell und sinnvoll zu konfigurieren, d.h. nur dann zu verwenden, wenn dies erforderlich und hilfreich ist;
  • Sicherheitstechniken nicht durch einen Rooting-Versuch oder die Aktivierung von Entwickleroptionen auszuhebeln;
  • regelmäßig Software-Updates durchzuführen;
  • Vorkehrungen für sinnvolle Sicherungskopien (Backups) zu treffen;
  • Apps nur nach vorheriger Prüfung und erst dann zu installieren, wenn man ihre Funktion verstanden hat;
  • bei einem Verlust des Geräts, unverzüglich die SIM-Karte beim Mobilfunkanbieter sperren zu lassen und einen Diebstahl bei der örtlichen Polizeidienststelle anzuzeigen;
  • bei einem Verlust die Ortungsfunktion des Gerätes zum Wiederauffinden zu nutzen und
  • bei einem Verkauf des Geräts, Speichermedien wie z.B. SD-Karten zu entfernen – soweit dies möglich ist – und das Gerät von persönlichen Informationen befreien sowie auf die Werkseinstellungen zurückzusetzen.

Die Umsetzung der 10 Gebote im Handwerksbetrieb

Wie diese zehn Gebote im Handwerksbetrieb umgesetzt werden können, hängt von der Nutzungskultur mobiler Endgeräte im jeweiligen Betrieb ab.
Man kann im Grundsatz drei verschiedene Nutzungskulturen unterscheiden:

Dienstgerät zur ausschließlich dienstlichen Nutzung

Diese Variante, in der ein dienstlich durch den Betrieb an die Mitarbeiter ausgegebenes Endgerät nur zu dienstlichen Zwecken benutzt werden darf, ist praktisch und rechtlich die am einfachsten zu fassende
Konstellation. Denn in einer Überlassungsvereinbarung können die Unternehmer die Nutzung dieses Dienstgeräts recht detailliert regeln. Von dieser Befugnis sollten sie auch unbedingt Gebrauch machen. So können und sollten insbesondere Festlegungen getroffen werden in Bezug auf:

  • Das überlassene Gerät nach Typ und Seriennummer sowie eingelegter SIM-Karte sowie ggf. auch eingelegten Speichermedien wie einer SD-Karte o.ä.
  • PIN- und Passwort-Richtlinien zur Anwendung und Generierung sicherer Sperren und Passwörter.
  • Die Berechtigungen zum Installieren von Apps.
  • Die Berechtigungen zur Nutzung von Kommunikationsdiensten wie Telefonie, SMS, Internet.
  • Die (De-)Aktivierung von Ortungsfunktionen z.B. während Pausenzeiten und nach Feierabend sowie im Urlaub.
  • Die (De-)Aktivierung von Diensten oder des Roaming bei Auslandsaufenthalten.
  • Die Kontrolle der Abrechnung und der Gerätenutzung.
  • Die Vorgehensweise bei Beschädigung oder Verlust des Geräts.
  • Die Überlassungsdauer.

Ist ein Betriebsrat vorhanden, ist dieser zu involvieren. Die Geräte sind grundsätzlich zur Leistungsüberwachung geeignet, so dass hier frühzeitig über den Einsatz ein Einvernehmen erzielt werden sollte. Die Nutzung des privaten Handys ist in einem solchen Fall aber regelmäßig nicht vollständig zu untersagen. Sie kann jedoch zeitlich, z.B. auf Pausenzeiten, oder räumlich, z.B. auf Bereiche außerhalb der Beeinflussbarkeit empfindlicher Messinstrumente, eingeschränkt werden, soweit eine Erreichbarkeit im Notfall gegeben ist. Das führt dann allerdings dazu, dass die Mitarbeiter – was nicht sehr beliebt ist – zwei Geräte bei sich tragen.

Privatgerät mit dienstlicher Nutzung

Diese Konstellation ist praktisch wie rechtlich die kritischste, denn das private Endgerät muss in die IT-Struktur des Unternehmens eingebunden werden und es muss sichergestellt werden, dass betriebliche
Daten nicht mit privaten Daten vermischt werden. Das gelingt aber schon nicht, wenn der Mitarbeiter vom Privathandy beim Kunden anruft, dem die Rufnummer des Anrufers angezeigt wird.

Darüber hinaus kann der Betrieb nicht festlegen, wie die Eigentümer mit einer Beschädigung oder einem Verlust des Geräts umzugehen haben. Ferner kann nicht festgelegt werden, welche Bereitschaftszeiten zu gewährleisten sind, welche Anti-Viren-Software eingesetzt wird und dem Eigentümer kann auch nicht untersagt werden, aus Firmensicht kritische Apps zu installieren. Schließlich darf ein Arbeitgeber das Privatgerät nicht ohne weiteres kontrollieren oder gar an sich nehmen.

Sollen Firmenapplikationen auf dem Gerät installiert werden, muss zunächst mit den Anbietern der Apps die Frage geklärt werden, ob dies zulässig ist. Bestehen zahlenmäßig begrenzte Lizenzen kann insbesondere bei etwas höherer Mitarbeiterfluktuation das Volumen schnell ausgeschöpft und eine weitere Installation auf dem Gerät eines neuen Mitarbeiters lizenzwidrig sein. Eine lizenzwidrige Installation führt in der Regel zu hohen Schadensersatzansprüchen des Lizenzgebers gegen den Betrieb. Kann über eine Firmenapplikation auf betriebliche Daten wie z.B. die Kundendatenbank zugegriffen
werden, besteht für den Betrieb das Risiko, dass über das Mitarbeiter-Smartphone ein unerwünschter und datenschutzrechtlich unzulässiger Datentransfer erfolgt. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn
der Mitarbeiter den Dienst WhatsApp nutzt und gleichzeitig Kundenrufnummern im Adressbuch seines Handys speichert.

Eine betriebliche Nutzung von WhatsApp sehen die Datenschutzaufsichtsbehörden solange als
unzulässig an, bis der Betrieb zu den betreffendenKunden nachweisen kann, dass diese aktiv – d.h. auf
Nachfrage des Betriebes – der Nutzung dieses Dienstes zugestimmt haben. Eine Zustimmung des
Kunden liegt nach Ansicht von Datenschutzexperten u.U. auch dann noch nicht vor, wenn dieser den Betrieb
zur Kontaktaufnahme über diesen Dienst auffordert. Das bedeutet, der Betrieb muss die aktive Zustimmung
vom Kunden erbitten und wenn diese erteilt wird, entsprechend dokumentieren.
Anderenfalls besteht ein recht hohes Risiko, gegen das Datenschutzrecht zu verstoßen.

Technisch möglich sind heute schon so genannte Container-Lösungen. Diese bieten die Möglichkeit, betriebliche Daten von den privaten getrennt zu verarbeiten. Die Verarbeitung der betrieblichen Daten
geschieht dann in einem virtuellen Container auf dem jeweiligen privaten Endgerät. Dadurch ist aber der beschriebene manuelle Transfer der Rufnummer eines Kunden in das private Telefonbuch
des Eigentümers nicht ausgeschlossen. Gerät eine solche Information z.B. an WhatsApp, kann ein meldepflichtiges Datenleck vorliegen, das neben Geldbußen einen massiven Vertrauensverlust bei den
Kunden zur Folge hat. Ebenfalls möglich ist die Benutzung einer zweiten dienstlichen Rufnummer neben der privaten Rufnummer auf einem Gerät. Dieses muss dann aber Dual-SIM-fähig sein.
Den Mitarbeitern ist jedoch betrieblich keine Vorgabe zu machen, welche Geräte sie sich privat beschaffen, so dass es hier auf die Mitwirkung der Mitarbeiter ankommt.

Allein diese Beispiele machen bereits deutlich, dass der administrative Mehraufwand die Ersparnis der Anschaffung von Geräten durch den Betrieb leicht aufzehren kann. Vereinbarungen zur Bereitstellung privater Endgeräte im Unternehmen – auch unter dem Begriff „Bring your own Device“ bzw. der Abkürzung „BYOD“ bekannt – sind in aller Regel sehr komplex und können ohne fundierte juristische Expertise kaum rechtssicher ausgestaltet werden. Das aber macht die Vereinbarungen teuer.

Dienstgerät zur dienstlichen und zur privaten Nutzung

Als denkbarer Mittelweg kann sich anbieten, an die Mitarbeiter betriebseigene Geräte auszugeben, die privat genutzt werden dürfen. In einem solchen Fall ist das Unternehmen Eigentümer des Geräts und
kann daher über die Anschaffung frei entscheiden. Ferner bestehen aufgrund der Anschaffungsentscheidung keine über das allgemeine Maß hinausgehenden Schwierigkeiten, die Geräte in die
IT-Infrastruktur des Betriebes einzubinden und gegen Angriffe durch Dritte abzusichern.

Allerdings muss das Unternehmen bedenken, dass für Arbeitgeber anders als im Falle der rein betrieblichen Nutzung keine umfassenden Kontrollbefugnisse
mehr bestehen. Diese sind im Wesentlichen auf folgende Konstellationen beschränkt:

  • Es besteht der konkrete Verdacht, dass das Endgerät
    zur Begehung einer oder mehrerer Straftaten
    verwendet wurde.
  • Es besteht der konkrete Verdacht, dass das Endgerät
    erheblich über das vereinbarte Maß hinaus
    exzessiv genutzt wurde.

Diese Beschränkung geht für die Arbeitgeber mit dem Vorteil einher, dass sie von ihrer Kontrollverpflichtung auch in Bezug auf die Untersagung der privaten Nutzung frei werden.
Das bedeutet konkret: ist die private Nutzung untersagt, muss dieses Verbot auch durch Kontrollen und bei festgestellten Verstößen durch das Ergreifen arbeitsrechtlicher
Maßnahmen, z.B. dem Aussprechen einer Abmahnung durchgesetzt werden.

Trotzdem sind den Unternehmern die Hände nicht gebunden. Sie können das Beschäftigungsverhältnis beenden, wenn

  • die betreffenden Mitarbeiter arbeitsvertragliche
    Pflichten durch exzessives privates Nutzen des
    dienstlich überlassenen Geräts verletzen oder
  • die betreffenden Mitarbeiter – selbst außerhalb
    der Arbeitszeit – eine Straftat begehen, die zur
    Aufgabe des Unternehmens in Widerspruch
    steht.

Die oben vorgestellte Vereinbarung über die Nutzung des dienstlichen Gerätes muss allerdings im Hinblick auf die private Nutzung ergänzt werden.
Insbesondere sollte zusätzlich folgendes einer Regelung zugeführt werden:

  • in welchem Umfang ist eine private Nutzung des Geräts erlaubt;
  • wie ist die Verteilung der Kosten oder übernimmt der Betrieb diese vollständig;
  • bei welchen Gelegenheiten und in welchem Umfang wird die Gerätenutzung und das Gerät selbst kontrolliert;
  • in welchen Fällen muss das Gerät zurückgegeben werden oder dem Betrieb wieder zur Verfügung gestellt werden;
  • wie ist mit privaten Nachrichten zu verfahren, die auf dem Gerät eingehen, z.B. Kennzeichnungs- oder Weiterleitungsregeln.

Auch hier ist das Betriebsverfassungsrecht zu beachten und ein etwa bestehender Betriebsrat möglichst frühzeitig einzubeziehen.
Dadurch können vor allem auch Akzeptanz- und Auslegungshürden erheblich abgesenkt oder ganz vermieden werden.

Dokumentation des IT-Einsatzes im Handwerksbetrieb

Gleich, wie die Entscheidung für eine und gegen die anderen Unternehmenskulturen in Bezug auf die Benutzung mobiler Endgeräte im Unternehmen auch ausfällt, eins muss das Unternehmen stets leisten:
Die Verwendung von mobilen Endgeräten und auf ihnen installierten Applikationen muss im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten beschrieben werden. Dieses Verzeichnis ist von allen Betrieben
zu führen, die mindestens einen Angestellten haben. Das bedeutet, dass auch die Ein-Mann-GmbH ein solches Verzeichnis führen muss, denn für den Juristen ist die GmbH eine von ihrem Geschäftsführer
und einzigen Angestellten abweichende, also eine andere Person.

Welche Informationen in dieses intern zu führende Verzeichnis aufzunehmen sind, ergibt sich aus der Regelung in Art. 30 der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO = VO (EU) 2016/679 des
Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie
95/46/EG, ABl. EU Nr. L119/1 v. 04.05.2016).

Werden darüber hinaus steuerrelevante Unterlagen mittels der mobilen Endgeräte be- oder verarbeitet, müssen diese Geräte auch in der Verfahrensdokumentation nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) berücksichtigt werden.
Haben Sie Fragen zum Thema „Mobile Endgeräte im Handwerksbetrieb“ oder zum Erstellen und Führen von Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten gem. Art. 30 DS-GVO sowie der  Verfahrensdokumentation nach GoBD, wenden Sie sich an unsere Experten.

Ihr Ansprechpartner für alle Aspekte des rechtskonformen IT-Einsatzes ist: Ass. iur. Michael Weller

Mehr Informationen zu IT-Compliance im Handwerk und zu Herrn Weller finden Sie hier: https://www.ebusiness-kompetenzzentrum.de/it-compliance-fuer-das-handwerk/

Michael Weller, verantwortlich für den Bereich IT-Compliance beim eBusiness-KompetenzZentrum, ist seit 2006 Rechtsanwalt mit Spezialisierung im Recht der neuen Medien und des gewerblichen Rechtsschutzes. Neben ehrenamtlichen Tätigkeiten im Porting-Team der deutschen Creative Commons 2007 sowie der Cultural Commons Collecting Society (C3S) seit 2010, leitete er als einer von zwei Geschäftsführern der Europäischen EDV-Akademie des Rechts zwischen Januar 2008 und Dezember 2017 das von dem saarländischen Bildungsministerium geförderte Projekt „remus – Rechtsfragen von Multimedia und Internet in Schule und Hochschule“ und war von 2009 bis 2017 externer behördlicher Datenschutzbeauftragter des Entsorgungsverbandes Saar.

PS Nicht nur der Smartphone-Einsatz im Betrieb ist ein wichtiges Thema für Handwerksbetriebe auf dem Weg in die Digitalisierung.
Auch die Datenschutzerklärung und das Impressum müssen rechtssicher gesaltet sein.
Wie Sie das hinbekommen bringt Ihnen Herr Weller in unserem kostenlosen Website- und IT-Complance-Check gerne näher. Jetzt buchen (hier klicken).